결산에서 시간을 잡아먹는 것은 계산이 아니라 안 맞는 숫자를 맞추는 일입니다.

그런데 어긋나는 자리는 매년 비슷합니다. 미리 알고 보면 훨씬 빨라집니다.

#채널 정산서와 장부가 안 맞는다

가장 흔한 자리입니다. 원인은 대개 귀속 시점입니다. 주문일 기준인지 정산일 기준인지가 다릅니다.

월말에 걸친 주문이 우리 장부에는 11월, 정산서에는 12월로 잡히는 식입니다. 금액은 맞는데 월이 다릅니다.

그래서 대조는 월 단위가 아니라 주문번호 단위로 합니다. 그래야 차이가 어디서 나는지 보입니다.

그리고 한 번 기준을 정하면 그대로 유지합니다. 매달 바꾸면 영원히 안 맞습니다.

#수수료가 여러 겹으로 빠진다

채널 수수료, 결제 수수료, 광고비, 프로모션 분담금이 각각 다른 시점에 빠집니다.

그래서 「입금액 = 매출 − 수수료」가 깔끔하게 안 나옵니다. 정산서를 항목별로 뜯어야 합니다.

특히 행사 분담금은 나중에 소급해서 빠지는 경우가 있습니다. 그달 이익이 뒤늦게 줄어듭니다.

그래서 행사에 참여할 때마다 부담 조건을 기록해 두면 정산 대조가 쉬워집니다.

#재고는 네 군데서 벌어진다

장부와 실물이 벌어지는 자리는 거의 정해져 있습니다. 반품 미처리, 샘플·증정 출고, 파손 폐기, 입고 수량 오류.

이 넷에 각각 기록하는 자리가 없으면 전부 「원인 불명」으로 남습니다.

그래서 평소에 이 넷을 적을 칸을 만들어 둡니다. 한 줄이면 됩니다.

그러면 연말 실사에서 차이가 나도 설명 가능한 차이가 됩니다. 설명 가능하면 고칠 수 있습니다.

네 칸 중 어디가 제일 큰지도 보입니다. 대개 반품 미처리가 1등이고, 그건 절차 하나로 줄어듭니다.

#환율이 조용히 섞인다

수입 원가를 발주 시점 환율로 잡아 두고 나중에 안 고치면, 장부 원가와 실제 지출이 벌어집니다.

그 차이가 매출원가에 섞여 들어가면 마진이 실제보다 좋아 보이거나 나빠 보입니다.

그래서 수입 건은 실제 송금 환율로 원가를 확정하는 절차를 둡니다. 통관 후에 한 번 고치면 됩니다.

그리고 환차손익은 영업 손익과 분리해 둡니다. 섞이면 사업이 잘 되는지 판단이 안 됩니다.

#선급과 미착이 빠진다

발주하고 선금을 보냈는데 물건이 아직 안 온 건이 연말에 걸칩니다. 돈은 나갔고 재고는 없습니다.

이걸 비용으로 처리하면 그해 이익이 줄고, 안 잡으면 자산이 빕니다.

그래서 선급금과 미착품을 따로 목록으로 만듭니다. 금액이 크면 손익에 영향이 큽니다.

특히 연말에 발주가 몰리는 구조면 이 금액이 상당합니다. 매년 확인하는 항목으로 두세요.

춘절 전 발주까지 겹치면 12월 말 선급금이 한 해 최대가 되는 경우도 있습니다.

#작은 금액이 쌓여 큰 차이를 만든다

배송비 차액, 포장재, 소액 환불, 쿠폰 부담분. 각각은 작지만 1년치는 작지 않습니다.

그리고 이런 항목은 어디에도 안 잡히는 경우가 많습니다. 통장에서만 빠집니다.

그래서 연말에 한 번은 통장 출금을 훑어 장부에 없는 항목을 찾습니다.

한 해에 한 번이면 충분하고, 대개 두세 개의 누락이 발견됩니다.

찾으면 그 항목을 정기 비용 목록에 넣습니다. 그러면 내년부터는 자동으로 잡힙니다.

#맞추는 것보다 왜 틀렸는지가 중요하다

차이를 발견하면 숫자를 맞추고 넘어가기 쉽습니다. 그런데 그러면 내년에 같은 차이가 납니다.

그래서 차이마다 원인 한 줄을 적습니다. 기준 차이인지, 누락인지, 시점 문제인지.

원인이 같은 것끼리 묶으면 대개 두세 개의 구조적 문제로 수렴합니다.

그 둘셋을 고치는 것이 결산을 빠르게 만드는 유일한 방법입니다.

#대조 기준을 문서로 남긴다

「우리는 주문일 기준으로 본다」, 「반품은 발생월에 차감한다」 같은 기준이 머릿속에만 있으면 담당이 바뀔 때 사라집니다.

그래서 한 장으로 적어 둡니다. 항목별로 어느 시점, 어느 기준인지요.

이 문서가 있으면 회계사와의 대화도 빨라집니다. 매년 같은 설명을 반복하지 않아도 됩니다.

그리고 기준을 바꿀 때는 작년 것도 같이 바꿔 비교 가능성을 유지합니다.

안 바꾸면 그해부터 추세가 끊깁니다. 끊긴 추세는 복원이 거의 안 됩니다.

처음부터 읽기 → 연말에 무엇을 닫아야 하는가