부스에 미리 연락하면 무엇이 달라지는가

부스를 찾아가 처음 인사하는 것과, 미리 약속을 잡고 가는 것은 현장에서 완전히 다른 대화가 됩니다.

앞엣것은 영업 담당이 받고 카탈로그를 줍니다. 뒤엣것은 담당자가 우리 품목을 미리 보고 준비한 상태로 앉아 있습니다. 같은 20분인데 결과가 다릅니다.

#참가업체 목록이 언제 열리는가

등록을 마치면 참가업체 검색을 쓸 수 있습니다. 품목·회사명으로 찾아 부스 번호를 확인하는 기능입니다.

다만 개막에 가까워질수록 정보가 채워집니다. 그래서 2~3주 전에 한 번, 1주 전에 다시 봅니다. 처음에 없던 업체가 나중에 등록되는 경우가 있습니다.

목록에서 뽑을 것은 회사명·부스 번호·품목·연락처 네 가지입니다. 연락처가 공개되지 않는 곳도 있는데, 그런 곳은 회사명으로 따로 검색해 홈페이지를 찾습니다.

너무 이르면 잊히고, 너무 늦으면 일정이 찹니다. 개막 2주 전이 회신율이 가장 좋습니다.

그 시기에 공장은 이미 부스 준비와 샘플 제작으로 바쁩니다. 그래서 메일이 길면 안 읽힙니다. 짧고 구체적이어야 합니다.

그리고 중국 쪽은 메일 회신이 느린 경우가 많습니다. 위챗이나 왓츠앱 번호가 공개돼 있으면 그쪽이 훨씬 빠릅니다. 명함이나 홈페이지 하단에 있는 경우가 많습니다.

네 줄이면 됩니다. 우리가 누구인지, 어떤 품목을 찾는지, 수량이 어느 정도인지, 며칠에 부스로 가겠다.

여기서 수량을 밝히는 것이 회신율을 크게 바꿉니다. 「관심 있다」와 「월 1,000개 규모로 찾고 있다」는 상대에게 완전히 다른 메일입니다.

그리고 찾는 사양을 한 줄로 적습니다. 상대가 그 사양에 맞는 샘플을 부스에 준비해 둘 수 있으면, 우리는 첫 방문에서 실물을 봅니다. 그게 하루를 버는 일입니다.

메일은 영문으로 쓰되 중국어를 병기하면 회신율이 올라갑니다. 담당자가 영어를 못 하는 경우가 흔하고, 번역기로 돌린 티가 나도 성의로 읽힙니다. 핵심 문장만 두 줄 병기하면 충분합니다.

절반 이상은 회신이 안 옵니다. 그렇다고 목록에서 빼지 않습니다. 메일을 보냈다는 사실 자체가 현장에서 쓰입니다.

부스에 가서 「○일에 메일 드렸던 곳입니다」라고 하면 대개 기억합니다. 안 읽었더라도 찾아온 이유가 분명한 손님이 되어 응대가 달라집니다.

그래서 보낸 메일은 휴대폰에서 바로 열 수 있게 해 둡니다. 상대가 못 찾겠다고 하면 화면을 보여주면 됩니다.

약속이 잡히면 담당자 이름과 연락처를 따로 적어 둡니다. 부스에 여러 명이 있는데 「메일 보낸 사람」으로는 연결이 안 됩니다. 현장에서 이름을 대면 바로 그 사람이 나옵니다.

약속을 잡을 수 있다면 오전으로 잡습니다. 담당자가 덜 지쳐 있고 대기가 짧습니다.

그리고 하루에 3~4건 이상 잡지 않습니다. 부스 간 이동에 시간이 걸리고, 한 건이 길어지면 뒤가 전부 밀립니다. 약속을 어기면 인상이 나빠집니다.

약속 사이에는 최소 한 시간을 둡니다. 그 시간에 주변 부스를 둘러보면 계획에 없던 후보가 나오기도 합니다.

현지에 도착하면 전날 저녁이나 당일 아침에 짧게 확인 메시지를 보냅니다. 「내일 오전 10시에 찾아뵙겠습니다」 정도면 됩니다.

전시 기간에는 상대도 정신이 없습니다. 2주 전에 잡은 약속은 잊혀 있을 가능성이 높습니다. 이 한 통이 그걸 막습니다.

그리고 이때 부스 번호를 다시 확인합니다. 배치가 바뀌는 경우가 드물게 있고, 등록 정보와 실제가 다른 경우도 있습니다.

그리고 약속 시간을 중국 시간으로 확인합니다. 한국과 한 시간 차이가 나는데, 메일에 시간만 적으면 서로 다르게 이해할 수 있습니다. 「10:00 Beijing time」처럼 명시합니다.

모든 부스에 미리 연락할 필요는 없습니다. 탐색이 목적인 구역은 그냥 걸어 다니는 게 낫습니다.

사전 미팅은 이미 후보로 좁힌 곳에만 씁니다. 10곳 안팎이면 충분하고, 그 이상은 관리가 안 됩니다.

나머지 시간은 비워 둡니다. 현장에서 발견하는 곳이 실제로 계약까지 가는 경우가 적지 않습니다. 일정을 꽉 채우면 그 기회를 놓칩니다.

이어서 읽기 → 샘플을 어떻게 가져오는가