주문이 늘면 가장 먼저 사람이 부족해집니다. 그래서 자동화를 검토하는데, 대개 「주문 처리를 자동화하자」는 큰 덩어리로 시작합니다.
그 덩어리는 잘 안 끝납니다. 주문 처리는 하나의 일이 아니라 성격이 다른 여러 일의 묶음이기 때문입니다.
#규칙이 분명한 일부터 넘긴다
자동화가 잘 되는 일에는 공통점이 있습니다. 입력이 정해져 있고, 판단이 규칙으로 적히고, 틀렸을 때 확인이 되는 일입니다.
주문 수집, 송장 번호 등록, 재고 차감, 알림 발송이 여기에 해당합니다. 매번 같은 방식으로 반복되기 때문입니다.
반대로 「이 고객은 좀 봐줘야 한다」 같은 판단이 섞이는 일은 마지막에 넘깁니다.
그래서 첫 질문은 「무엇이 힘든가」가 아니라 「무엇이 매번 똑같은가」입니다.
#수집부터 시작하는 이유
여러 채널에서 주문을 받으면 각 관리자 화면을 돌아다니며 옮겨 적는 일이 생깁니다. 이게 가장 먼저 자동화할 대상입니다.
효과가 크고 위험이 작기 때문입니다. 읽어 오는 일이라 잘못돼도 데이터가 망가지지 않습니다.
그리고 여기가 되면 한 화면에서 전체 주문을 보게 됩니다. 이것만으로 판단 속도가 달라집니다.
반대로 재고 동기화처럼 쓰는 일은 잘못되면 과판매가 나므로 뒤에 둡니다.
#재고는 쓰기 전에 읽기부터 맞춘다
재고 자동화의 어려움은 기술이 아니라 어느 숫자가 진짜인가입니다.
창고 실물, 채널별 노출 수량, 출고 대기분이 다 다릅니다. 그래서 원본을 하나 정하는 게 먼저입니다.
원본이 정해지면 나머지는 그걸 따라가는 구조가 됩니다. 원본 없이 동기화를 붙이면 서로를 덮어씁니다.
그리고 안전 수량을 둡니다. 실재고 그대로 노출하면 동시 주문에서 반드시 과판매가 납니다.
#사람이 계속 봐야 하는 구간이 있다
자동화해도 사람이 남아야 하는 곳은 정해져 있습니다. 예외 처리, 클레임, 그리고 판단이 갈리는 주문입니다.
여기를 억지로 넘기면 규칙이 계속 늘어나고, 규칙이 늘면 아무도 전체를 모르는 상태가 됩니다.
그래서 처음부터 「자동으로 안 넘기는 것」 목록을 만들어 둡니다. 이게 있으면 범위가 흐려지지 않습니다.
자동화의 목표는 사람을 없애는 게 아니라 사람이 판단할 시간을 만드는 것입니다.
#채널이 늘 때 먼저 깨지는 곳
채널을 하나 더 붙이면 상품 코드 대응에서 먼저 깨집니다. 같은 상품이 채널마다 다른 코드로 있기 때문입니다.
그래서 자동화 이전에 우리 관리 코드와 채널 코드를 묶은 표가 있어야 합니다. 이게 없으면 자동화가 아니라 오배송 기계가 됩니다.
옵션 구조도 채널마다 다릅니다. 색·사이즈를 어떻게 쪼개 놓았는지가 다르면 재고 차감이 어긋납니다.
이 정리를 먼저 하면 채널을 늘릴 때마다 드는 시간이 크게 줄어듭니다.
#도구는 지금 규모에 맞춘다
주문이 하루 수십 건이면 엑셀과 간단한 자동화로 충분한 경우가 많습니다.
수백 건이 넘어가면 전용 시스템이 필요해집니다. 그런데 필요해지기 전에 도입하면 쓰지 않는 기능에 돈과 시간을 씁니다.
반대로 너무 늦으면 사람이 갈립니다. 그래서 넘어갈 기준을 숫자로 정해 둡니다.
「하루 주문 N건을 한 달 유지하면 검토」처럼요. 기준이 없으면 바쁠 때마다 도구를 바꾸게 됩니다.
#붙이기 전에 손으로 한 바퀴 돌린다
자동화할 절차를 먼저 손으로 정확히 해 봅니다. 그리고 그 순서를 글로 적습니다.
적어 보면 대개 예외가 몇 개 나옵니다. 그 예외를 모르고 자동화하면 나중에 전부 다시 만듭니다.
그리고 이 문서가 그대로 요구사항이 됩니다. 외주를 주든 직접 만들든 이게 있어야 합니다.
「해 보면서 정하자」는 방식은 주문 처리에서 특히 비쌉니다. 틀리면 실제 고객에게 나갑니다.
#작게 붙이고 며칠 같이 돌린다
새 자동화는 바로 전환하지 않습니다. 며칠은 기존 방식과 나란히 돌려 결과를 비교합니다.
숫자가 다르면 원인을 찾습니다. 대개 예외 케이스이고, 그게 규칙에 빠져 있던 것입니다.
그리고 되돌릴 방법을 먼저 확인합니다. 자동화를 끄고 손으로 돌아갈 수 있어야 안심하고 붙일 수 있습니다.
이 준비를 하면 자동화가 무섭지 않아집니다. 붙였다 떼는 게 쉬우면 더 많이 시도하게 됩니다.
이어서 읽기 → 자동화가 틀렸을 때 어떻게 아는가
