개인정보 사고는 대개 정교한 공격으로 일어나지 않습니다. 계정이 공유돼 있었거나, 파일이 떠돌았거나, 퇴사자 계정이 살아 있었습니다.
그래서 막는 방법도 복잡하지 않습니다. 기본 몇 가지가 대부분을 막습니다.
#계정을 공유하지 않는다
「관리자 계정 하나를 여럿이 쓰는」 상태가 가장 흔하고 가장 위험합니다.
누가 무엇을 했는지 추적이 안 되고, 한 명이 나가도 비밀번호를 못 바꿉니다.
그래서 사람마다 계정을 만듭니다. 비용이 더 들어도 이건 보험이 아니라 필수입니다.
그리고 2단계 인증을 겁니다. 비밀번호 하나가 뚫려도 막힙니다.
특히 메일 계정에는 반드시 겁니다. 메일이 뚫리면 다른 서비스의 비밀번호를 전부 재설정할 수 있어, 사실상 모든 계정이 함께 넘어갑니다.
#내려받은 파일이 가장 위험하다
시스템은 권한 관리가 되는데, 엑셀로 내려받는 순간 통제를 벗어납니다.
그 파일이 메일로, 메신저로, 개인 클라우드로 옮겨 다닙니다. 그리고 아무도 그 경로를 모릅니다.
그래서 내려받기 권한을 따로 관리하고, 꼭 필요할 때만 엽니다.
내려받았으면 다 쓰고 지웁니다. 「나중에 또 쓸까 봐」가 사고의 시작입니다.
#외주와 공유할 때가 취약하다
디자인, 마케팅, 개발 외주에 고객 데이터를 통째로 넘기는 경우가 있습니다.
필요한 범위만 넘겨야 하고, 가명 처리가 가능하면 그렇게 합니다. 이름과 연락처가 없어도 되는 작업이 많습니다.
그리고 위탁 계약을 씁니다. 개인정보를 맡기는 건 계약으로 다뤄야 하는 사안입니다.
작업이 끝나면 파기 확인을 받습니다. 「지웠습니다」라는 말이 아니라 문서로요.
#퇴사와 계정 정리를 절차로 만든다
퇴사자 계정이 살아 있는 건 매우 흔하고 매우 위험합니다.
그래서 퇴사 절차에 계정 목록을 넣습니다. 시스템, 메일, 채널 관리자, 클라우드, 협업 도구.
목록이 없으면 반드시 빠뜨립니다. 그리고 빠뜨린 계정은 몇 년 뒤에 발견됩니다.
공유 비밀번호를 쓰고 있었다면 퇴사 시 전부 변경해야 합니다. 이것도 계정을 나눠야 하는 이유입니다.
#비밀번호를 파일에 적지 않는다
비밀번호가 적힌 엑셀이나 메모가 돌아다니는 경우가 많습니다. 편하지만 그 파일 하나가 전부입니다.
비밀번호 관리 도구를 쓰면 공유도 되고 퇴사 시 회수도 됩니다.
그리고 서비스마다 다른 비밀번호를 씁니다. 하나가 유출되면 같은 걸 쓴 곳이 전부 뚫립니다.
관리 도구를 쓰면 이게 자동으로 됩니다. 사람 기억력에 기대지 않아도 됩니다.
#백업은 있는데 복구는 못 하는 경우
백업을 걸어 두고 안심하지만, 실제로 복구해 본 적이 없는 경우가 많습니다.
백업 파일이 깨져 있거나, 복구 절차를 아무도 모르거나, 복구에 며칠 걸립니다.
그래서 반년에 한 번은 실제로 복구해 봅니다. 해 보면 대개 문제가 하나는 나옵니다.
그리고 백업 자체가 개인정보입니다. 백업의 접근 권한도 같이 관리해야 합니다.
#사고가 나면 시간이 중요하다
유출이 의심되면 통지와 신고 의무가 생깁니다. 그리고 기한이 있습니다.
그래서 「확실해지면 알리자」는 위험합니다. 확인하는 동안 기한이 지납니다.
미리 정해 둘 것은 셋입니다. 누가 판단하는가, 누구에게 알리는가, 무엇을 먼저 멈추는가.
사고 순간에는 판단이 안 됩니다. 평소에 적어 둔 것만 실행됩니다.
그리고 이 문서는 인쇄해 두거나 시스템 밖에 둡니다. 정작 사고가 났을 때 그 시스템에 못 들어가는 경우가 있습니다.
#기본만 지켜도 대부분 막힌다
정리하면 비싼 솔루션보다 계정 분리, 권한 최소화, 파일 통제, 퇴사 절차 넷이 훨씬 큽니다.
이 넷은 돈이 거의 안 들고 며칠이면 정리됩니다. 그런데 안 되어 있는 곳이 대부분입니다.
그리고 이건 규제 대응만이 아닙니다. 데이터가 정리되면 업무도 같이 빨라집니다.
누가 무엇을 볼 수 있는지가 분명하면 「그 자료 어디 있죠」를 묻는 일이 줄어듭니다. 보안과 효율이 같은 방향인 드문 영역입니다.
그러니 「나중에」로 미루지 말고 목록 한 장부터 만들어 보세요. 거기서 대부분이 보입니다.
처음부터 읽기 → 고객 정보를 어디까지 모을 것인가
