첫 주문을 받으면 거래가 시작된 것 같지만, 실제로는 시험이 시작된 것입니다.
바이어는 첫 거래에서 값보다 일이 어떻게 굴러가는지를 봅니다. 그 평가로 두 번째가 결정됩니다.
#첫 거래에서 보는 것은 값이 아니다
바이어가 첫 주문에서 확인하는 것은 정해져 있습니다. 납기를 지키는가, 연락이 되는가, 문제가 생겼을 때 어떻게 하는가.
그래서 첫 건은 이익보다 정확도를 우선합니다. 약속한 날짜에 약속한 물건이 가는 것이 전부입니다.
서류도 마찬가지입니다. 인보이스·패킹리스트·원산지증명이 제때 정확하게 가면 그 자체가 신뢰가 됩니다.
반대로 값이 아무리 좋아도 서류가 늦으면 그쪽 통관이 밀리고, 그 기억이 오래 갑니다.
#문제가 생겼을 때가 기회다
불량이나 지연은 언젠가 납니다. 그때 어떻게 대응하느냐가 관계를 정합니다.
숨기거나 미루면 거래가 끝나고, 먼저 알리고 대안을 주면 오히려 신뢰가 생깁니다.
그래서 문제를 발견하면 해결책이 없어도 먼저 알립니다. 「확인 중이고 언제까지 답 드리겠습니다」로 충분합니다.
상대가 자기 고객에게 설명할 시간을 주는 것 — 그게 실무에서 가장 고맙게 여겨지는 행동입니다.
#재주문 주기를 계산해 둔다
바이어가 산 물량이 얼마나 버티는지를 계산하면 다음 주문 시점이 나옵니다.
그 시점 조금 전에 연락하면 「마침 필요했다」가 됩니다. 늦게 연락하면 다른 곳에서 이미 샀습니다.
계산이 어려우면 물어봅니다. 「보통 어느 정도 주기로 발주하시나요」는 실례가 아니라 실무입니다.
그리고 그 주기를 달력에 넣어 둡니다. 기억으로는 반드시 놓칩니다.
#조용해진 바이어를 다루는 법
답이 없어지는 이유는 대개 셋입니다. 담당자가 바뀌었거나, 다른 곳에서 샀거나, 시장이 나빠졌거나.
그래서 「왜 연락이 없으세요」가 아니라 상황을 묻는 형태로 접근합니다. 「그쪽 시장은 요즘 어떠신가요」요.
담당자가 바뀐 경우가 의외로 많습니다. 회사 대표 주소로 한 번 더 보내면 연결되기도 합니다.
그리고 세 번 정도 시도한 뒤에는 목록에서 내려놓습니다. 대신 분기에 한 번 소식만 보냅니다.
몇 달 뒤에 돌아오는 경우가 실제로 있습니다. 끊지 않되 매달리지 않는 거리가 적당합니다.
#담당자가 아니라 회사와 거래한다
한 사람과만 연락하면 그 사람이 떠날 때 거래도 끝납니다.
그래서 가능하면 두 명 이상과 접점을 만듭니다. 구매 담당과 그 위, 또는 물류 담당.
그리고 주고받은 내용은 개인 메일이 아니라 회사 기록에 남깁니다. 우리 쪽도 담당자가 바뀔 수 있습니다.
이건 관계를 덜 친밀하게 만드는 게 아니라 관계가 사라지지 않게 만드는 일입니다.
#조건을 조금씩 푼다
거래가 쌓이면 선금 비율, 납기 유연성, 소량 대응 같은 것을 조금씩 풀어 줍니다.
이건 양보가 아니라 관계에 대한 투자입니다. 그리고 상대도 조건을 얻으면 옮기기 어려워집니다.
다만 한 번에 다 풀지 않습니다. 풀 카드가 없어지면 다음 협상에서 가격밖에 남지 않습니다.
그리고 푼 조건은 문서로 남깁니다. 구두로 푼 조건은 담당자가 바뀌면 분쟁이 됩니다.
#기록이 관계를 대신한다
거래처별로 한 장을 만들어 둡니다. 취급 품목, 발주 이력, 조건, 담당자, 과거 문제와 처리 결과.
이 표가 있으면 오랜만에 연락해도 맥락 있는 대화가 됩니다. 없으면 매번 처음처럼 묻게 됩니다.
그리고 사람이 바뀌어도 관계가 이어집니다. 인수인계가 가능한 유일한 형태입니다.
길 필요 없습니다. 열 줄짜리 표가 기억보다 정확합니다.
#넓히기 전에 지킨다
새 바이어를 찾는 비용은 기존 바이어를 유지하는 비용보다 훨씬 큽니다.
그래서 거래처가 늘기 시작하면 관리 체계를 먼저 만듭니다. 안 그러면 늘어난 만큼 새어 나갑니다.
그리고 상위 몇 곳이 매출의 대부분인 경우가 보통입니다. 그 몇 곳에 시간을 더 씁니다.
다만 한 곳 비중이 너무 크면 그것도 위험입니다. 지키는 것과 넓히는 것을 같이 봐야 합니다.
기준을 하나 두면 편합니다. 한 거래처가 매출의 3분의 1을 넘으면 그때부터 새 거래처를 의식적으로 찾습니다.
이어서 읽기 → 독점을 요구할 때 어떻게 할 것인가
