「그 자료 어디 있죠」라는 질문이 하루에 몇 번씩 오갑니다. 그리고 그때마다 누군가 찾아서 보내줍니다.

이건 정리가 안 돼서 생기는 문제로 보이지만, 실제로는 문서가 어디에 사는지 정해져 있지 않아서 생깁니다. 정리는 그다음 문제입니다.

#문서는 네 곳에 흩어져 있다

대부분의 회사에서 자료는 이렇게 나뉩니다. 메일 첨부, 메신저 대화, 개인 PC, 공용 드라이브.

이 중 앞의 셋은 사실상 그 사람만 접근할 수 있습니다. 공용 드라이브에 있어도 폴더 구조를 아는 사람만 찾습니다.

그래서 첫 질문은 「정리를 어떻게 할까」가 아니라 「지금 어디에 얼마나 있는가」입니다. 세어 보면 대개 공용 드라이브 밖이 훨씬 많습니다.

#메신저가 가장 위험하다

요즘 실무 자료의 상당수가 메신저로 오갑니다. 빠르고 편해서요. 그런데 메신저는 보관 장소가 아닙니다.

대화방이 늘어나면 못 찾고, 무료 요금제는 오래된 파일이 만료되고, 사람이 나가면 그 방이 통째로 사라집니다.

그래서 규칙 하나만 세웁니다. 「메신저로 주고받은 최종본은 그날 안에 드라이브로 옮긴다.」 완벽하게 안 지켜져도 절반만 지켜지면 상황이 달라집니다.

#「최종_진짜최종」이 생기는 이유

같은 문서의 버전이 여러 개 생기는 건 게을러서가 아닙니다. 덮어쓰면 되돌릴 수 없다는 두려움 때문입니다.

그래서 버전 관리가 되는 도구를 쓰면 대부분 사라집니다. 구글 문서든 오피스든 이전 버전으로 돌아갈 수 있으면 사람들은 사본을 안 만듭니다.

파일을 내려받아 고치고 다시 올리는 방식이 남아 있으면 구조적으로 사본이 생깁니다. 도구가 아니라 흐름을 바꿔야 합니다.

#폴더를 깊게 파지 않는다

정리하려고 폴더를 5단계, 6단계로 만드는 경우가 있습니다. 만든 사람은 논리적이라고 느끼지만 남들은 못 찾습니다.

사람마다 분류 기준이 다르기 때문입니다. 누구는 연도로, 누구는 거래처로, 누구는 업무 종류로 생각합니다. 어떤 구조를 짜도 절반은 헤맵니다.

그래서 폴더는 2~3단계로 얕게 두고, 찾는 건 검색에 맡기는 편이 낫습니다. 이게 다음 편의 주제입니다.

#사람이 나가면 무엇이 사라지는가

퇴사 인수인계에서 대개 업무 설명은 받습니다. 그런데 그 사람 PC와 메일함에 있던 자료는 못 받습니다.

계약서 원본, 공장과 주고받은 사양 확정 메일, 지난 클레임 처리 기록 같은 것들이요. 몇 년 뒤에 필요한데 그때는 없습니다.

그래서 인수인계 체크리스트에 「담당 거래처별 폴더가 공용 드라이브에 있는가」를 넣습니다. 나가는 시점에 하려면 늦고, 평소에 되어 있어야 합니다.

#보관과 작업을 나눈다

모든 파일을 한 곳에 넣으면 작업 중인 것과 확정된 것이 섞입니다. 그러면 어느 게 유효한지 알 수 없습니다.

그래서 작업 공간과 보관 공간을 분리합니다. 확정되면 보관 쪽으로 옮기고, 보관 쪽은 수정하지 않습니다.

이 구분이 있으면 「이건 최종본인가」를 묻지 않게 됩니다. 위치가 답이 되기 때문입니다.

#용량 요금이 정리를 강제한다

공용 드라이브는 용량이 차면 요금이 올라갑니다. 그래서 안 쓰는 파일이 매달 돈이 됩니다.

차지하는 건 대개 영상과 원본 이미지입니다. 몇 년 지난 촬영 원본이 수백 기가씩 남아 있는 경우가 흔합니다.

이건 지우는 게 아니라 싼 보관소로 옮기는 문제입니다. 자주 안 쓰는 것은 저가 아카이브로 내리면 요금이 크게 줄고, 필요할 때 꺼내면 됩니다.

#한 곳부터 시작한다

전사 문서를 한 번에 정리하려 하면 시작도 못 합니다. 양이 너무 많습니다.

대신 가장 자주 찾는 종류 하나를 정합니다. 거래처 계약서든 제품 사양서든요. 그것만 한 곳에 모으고 규칙을 붙입니다.

한 종류가 제대로 돌아가면 다음 종류는 훨씬 빠릅니다. 사람들이 이미 방식을 알고 있고, 무엇보다 효과를 봤기 때문입니다.

이어서 읽기 → 검색되는 문서로 만드는 법