데이터 정리는 끝나는 일이 아닙니다. 새 데이터가 매일 들어오기 때문입니다.
그래서 정리를 끝낸 뒤의 질문이 더 중요합니다. 누가, 언제, 무엇을 확인하는가. 이게 없으면 반년 뒤에 원점입니다.
#담당이 없으면 아무도 안 한다
「다 같이 신경 쓰자」는 아무도 안 한다는 뜻입니다. 데이터는 특히 그렇습니다. 틀려도 당장은 아무 일이 안 생기기 때문입니다.
그래서 영역마다 이름이 적힌 담당을 둡니다. 거래처 정보는 누구, 상품 정보는 누구.
담당의 일은 직접 입력하는 게 아니라 규칙이 지켜지는지 보는 것입니다. 입력은 여러 사람이 해도 됩니다.
그리고 담당에게는 규칙을 바꿀 권한도 줘야 합니다. 권한 없이 책임만 주면 유지되지 않습니다.
#점검은 주기와 항목을 정해 둔다
「가끔 확인한다」는 확인하지 않는다는 뜻입니다. 주기와 항목을 적어야 실제로 돌아갑니다.
월 1회, 30분이면 충분한 경우가 많습니다. 확인할 항목은 새로 생긴 이름, 빈칸이 늘어난 곳, 형식이 어긋난 값 정도입니다.
이 세 가지만 봐도 어긋남의 대부분이 잡힙니다. 그리고 일찍 잡으면 고치는 비용이 거의 없습니다.
반대로 1년 묵으면 어디서부터 틀렸는지 찾는 데만 며칠이 걸립니다.
#사람이 아니라 구조가 막게 한다
점검은 마지막 방어선이지, 첫 방어선이 아닙니다. 첫 방어선은 애초에 틀린 값이 못 들어가게 하는 것입니다.
선택 목록, 필수 항목, 형식 검사. 이 세 가지를 입력 지점에 걸어 두면 점검할 거리가 크게 줄어듭니다.
그리고 새 값이 들어올 때 기존 목록에 없으면 한 번 확인하게 만듭니다. 이 한 단계가 이름 중복을 대부분 막습니다.
사람의 주의력으로 막는 것은 바쁜 날에 반드시 뚫립니다.
#예외를 기록에 남긴다
운영하다 보면 규칙을 어겨야 하는 상황이 생깁니다. 그 자체는 문제가 아닙니다.
문제는 예외가 기록 없이 들어갈 때입니다. 나중에 보면 규칙 위반인지 새로운 경우인지 구분이 안 됩니다.
그래서 예외에는 사유 칸을 둡니다. 한 줄이면 충분합니다.
예외가 자주 나오는 항목은 규칙이 현실과 안 맞는다는 신호입니다. 그때 규칙을 고칩니다.
#사람이 바뀌어도 남게 만든다
데이터 규칙이 한 사람 머릿속에만 있는 경우가 흔합니다. 그 사람이 나가면 다음 사람은 처음부터 다시 만듭니다.
그래서 규칙은 반드시 문서로 둡니다. 길 필요 없습니다. 항목별로 한두 줄이면 됩니다.
그리고 왜 그렇게 정했는지를 함께 적습니다. 이유를 모르면 다음 사람이 「불편하니까」 바꿔 버립니다.
문서 위치도 정해 둡니다. 찾을 수 없으면 없는 것과 같습니다.
#쓰이지 않는 데이터는 정리 대상에서 뺀다
유지 비용을 줄이는 가장 확실한 방법은 관리 대상을 줄이는 것입니다.
한 해 동안 아무도 열어 보지 않은 항목이 있다면 왜 모으고 있는지를 물어봅니다. 대개 「언젠가 쓸까 봐」입니다.
그런 항목은 입력에서 빼고 보관만 합니다. 입력 항목이 줄면 입력 품질이 올라갑니다.
항목이 많을수록 사람은 대충 채웁니다. 대충 채운 칸은 없는 것보다 나쁩니다.
#잘 되고 있는지 어떻게 아는가
유지가 되는지는 느낌으로 알 수 없습니다. 숫자로 봐야 합니다.
간단한 지표 두 개면 충분합니다. 필수 항목의 빈칸 비율과 새로 생긴 표기 수.
둘 다 낮게 유지되면 구조가 작동하는 것이고, 어느 쪽이 오르면 그 시점에 무슨 일이 있었는지를 봅니다.
대개 새 직원이 들어왔거나, 새 채널이 붙었거나, 바쁜 시즌이었습니다. 원인이 보이면 대응도 간단합니다.
이 두 숫자는 월 점검 때 같이 적어 둡니다. 추세로 봐야 한 달치 값만으로는 좋은지 나쁜지 알 수 없습니다.
#정리의 끝은 잊어도 되는 상태다
잘 만들어진 데이터 운영의 특징은 평소에 의식되지 않는다는 점입니다.
필요할 때 바로 답이 나오고, 새 사람이 와도 같은 방식으로 입력하고, 틀린 값은 들어가기 전에 걸립니다.
그 상태가 되면 데이터 때문에 회의하는 일이 사라집니다. 회의는 판단에 쓰이게 됩니다.
정리의 목적은 깨끗한 표가 아닙니다. 숫자를 의심하지 않고 결정할 수 있는 상태입니다.
처음부터 읽기 → 데이터 정리는 어디부터 손대는가
